СТАТЬИ - ЖУРНАЛ "MEAT INDUSTRY PRO"

Проведение отраслевой выставки. Часть I. Частые ошибки.

Есть много федеральных и региональных выставок в отрасли, в которых мы участвуем не только как экспоненты, но и как посетители, старающиеся завязать новые деловые контакты и провести встречи с клиентами или поставщиками. Наверняка, бывало, что, подводя результаты участия или посещения выставок мы остаемся недовольны ими. Когда-то мы провели меньше встреч, чем хотелось бы, когда-то результаты этих встреч оказались неудовлетворительными. Многие задавались вопросом, почему так происходит и можно ли повлиять на ситуацию, чем вызваны те или иные недоработки и как избежать повторения совершенных ошибок в дальнейшем.
Лично столкнувшись с аналогичными сложностями, мы заметили, что корни большинства проблем лежат именно в подготовке к мероприятиям. Наши сотрудники регулярно посещают на выставках стенды разных компаний, чтобы воочию наблюдать изъяны в работе последних и разработать перечень рекомендаций по их исключению из выставочной практики. Год за годом мы встречаем одни и те же ошибки у разных компаний, которые не только способствуют формированию плохого имиджа принимающей стороны, но и порой могут приводить к ощутимым финансовым и деловым потерям.
Давайте рассмотрим наиболее частые из них и попробуем предложить адекватные решения для их купирования еще на начальном этапе, имея целью если не полностью исключить их, то как минимум, минимизировать вероятность их наступления.
Начать наш разбор следует, пожалуй, с анализа подготовки и важнейшей роли в ней корпоративного маркетинга. В данной статье мы не будем рассматривать посещение выставок, цели и задачи, которые ставятся перед сотрудниками, их посещающими, ввиду сравнительно малых затрат компаний на подобные действия, а остановимся именно на ошибках экспонентов и их сотрудников, так как цена подобных ошибок несравнимо выше, ввиду высоких общих затрат на организацию и проведение таких мероприятий. Давайте вместе пробежимся по классическим этапам подготовки и задачам, которые ставятся перед различными подразделениями. Для этого проведем разделение по последним по функциональному принципу, чтобы понять, что упускается из вида и как лучше организовать их взаимодействие для достижения оптимальных результатов к произведенным затратам. Ввиду различного наименования отделов и департаментов внутри каждой компании, давайте пользоваться общей терминологией, дающей представление о функционале вовлеченных в подготовку сотрудников.
Итак, обычно в подготовке к любой выставке принимают участие следующие блоки:
  • Блок маркетинга (организация выставки как таковой, застройка, кейтеринг, взаимодействие с выставочной площадкой, разработка дизайна и оформления стенда, концепции выставки, создание раздаточных и справочных материалов для работников стенда, обучение персонала, проведение инструкций, закупка сувенирной продукции и подарков, их вручение и учет, транзит сотрудников и обеспечение их проживания на период выставки, анонсы и пресс-релизы, освещение выставки и трансляция ее результатов);
  • Коммерческий блок и продажи (формирование программы выставки, договоренности о встречах, проведение встреч, общение с клиентами и посетителями стенда);
  • Административный блок (постановка задач сотрудникам и подразделениям, контроль работ, сбор информации и ее анализ по итогам);
  • HR (обучение сотрудников, хантинг, командировки, аттестации, моральный настрой коллектива, сбор информации о рынке труда и обновление данных по конкурентам и сотрудникам);
  • Технологический блок (технологическая поддержка продаж непосредственно в ходе переговоров на выставке, создание продуктов для дегустации, проведение дегустаций и сбор их результатов).
Разумеется, задачи всех приведенных подразделений здесь обозначены крупными мазками, без углубления к тонкости и специфику выполняемых в ходе подготовки задач, так сказать, общие фразы. И каждый из читателей, наверняка, сможет назвать еще с дюжину функций и целей для того блока, который он представляет. Мы здесь не ставим перед собой цели максимального их освещения, а лишь обозначаем основной фронт работ, чтобы понять, на работе с кем следует сосредоточить усилия, чтобы нивелировать те или иные недоработки в целом и будем двигаться "по Чернышевскому", отвечая последовательно на вопросы: "Что случилось?", "Кто виноват?" и "Что делать?".
Мы заранее приносим свои извинения компаниям и их сотрудникам, которые могут узнать себя в наших примерах, или же тем, кто может не согласиться с нашей позицией ввиду отличия в процессах или в вовлеченных подразделениях, а также по другим причинам. Мы не имеем цели ни в кого "тыкать пальцем", а лишь хотим в целом улучшить результаты работы нашей родной отрасли, а также помочь тем, для кого перечисляемые ниже ошибки не очевидны.
Итак, приступим.

Ситуация №1

"Что случилось?"
Наши сотрудники не успевают провести какое-то количество встреч, так как во время прихода одних клиентов они заняты другими, клиенты приходят не к договоренному времени, из-за чего внимание им уделяется другим персоналом, неготовым к проведению встреч с ними, или же они вынуждены ждать, пока их менеджер освободится, что приводит к сокращению времени, отведенного на переговоры или тому, что сотрудники не успевают провести запланированные встречи.

"Кто виноват?"
Неправильное или неполное планирование. На этапе подготовки к каждой выставке руководством компании перед коммерческим блоком ставятся различные цели. У кого-то это проведение определенного количество встреч, у других – сбор определенного количества анкет для последующей проработки, у третьих – финансовые показатели и т.д. Но очень часто при планировании работы на стенде, руководством уже коммерческого блока задачи для менеджеров сводятся к рассылке приглашений и достижению договоренностей о встречах с клиентами. При этом зачастую забывается о том, плановая загруженность сотрудников должна не превышать 80% рабочего времени на стенде, а встречи необходимо по возможности разносить максимально далеко друг от друга для каждого менеджера, чтобы избегать их наслоения. На практике же руководство коммерческих блоков требует от сотрудников максимально распланировать свое рабочее время, когда-то имея целью сократить количество дней пребывания сотрудников на стенде для экономии, или же обеспечить наибольшее возможное количество договоренностей о встречах.

"Что делать?"
Руководству коммерческого блока следует обратить внимание на следующие моменты и учитывать их при планировании работы своих сотрудников на стенде:

  1. Как правило, большая часть встреч происходит в неплановое время, а сами встречи затягиваются дольше ожидаемого. Это не означает, что нам надо "гнать" клиентов со стенда, чтобы освободить место за столиком для следующих или более важных. Многим менеджерам известно, сколько они проговорят с представителем компании и всегда к этому времени следует добавить минимум 30 минут на непредвиденные обстоятельства;
  2. Общая совокупная плановая загруженность каждого работника стенда должна не превышать 80% всего рабочего времени, это обеспечит необходимый временной резерв для незапланированных встреч, новых клиентов или в случае непредвиденных задержек;
  3. Если при недостатке технологов становится очевиден их перегруз, следует изменить их формат работы, когда они будут подключаться только в ключевые моменты переговоров, касающиеся технологии, а не дублировать работу менеджеров, проводя с клиентами столько же времени, сколько и последние;
  4. Старайтесь при планировании встреч всегда иметь 1 свободный столик на стенде в качестве запасного – тогда вы всегда сможете посадить нового клиента и обеспечить его вниманием. Ведь все мы знаем, что на просьбу "подойти чуть позже" клиент возвращается лишь в половине случаев…
  5. Если же все сотрудники заняты, то посадите клиента за свободный столик, предложите ему чай/кофе/алкоголь/закуски. Дайте почитать ваши листовки и материалы, выделите ему любого свободного сотрудника, даже не профильного, чтобы гости не чувствовали себя брошенными, а официантам дайте задачу каждые 5-10 минут интересоваться у гостей, не нужно ли им чего-либо. Это повысит ваши шансы удержать клиента до момента, когда ему сможет уделить внимание менеджер, вместо того, чтобы они ушли «подождать» к вашим конкурентам, которые, несомненно, уже не отпустят клиента назад к вам…

Ситуация №2

"Что случилось?"
По результатам выставки не собрано или собрано мало новых контактов.

"Кто виноват?"
Неправильное планирование. Четкая фиксация целей, это всегда и плюс и минус. Зашоренность взглядов и стандартизация ожиданий приводят к тому, что посетители стенда, не вписывающиеся в заложенную у сотрудников парадигму встреч, обречены на меньшее внимание сотрудников, а иногда и просто игнорируются по таким надуманным причинам, как "у меня через 5 минут встреча с ключевым клиентом, я не могу" и подобным. Чем четче и конкретнее вы поставите цели своим менеджерам, тем точнее они будут стараться их исполнять и тем хуже будут результаты работы с теми, с кем договоренностей о встречах не было изначально.

"Что делать?"
Обозначьте приоритетной целью для своих сотрудников, поиск новых клиентов на выставке, даже если глубина вашего проникновения на рынок близка к 100%. Устройте конкурс, кто соберет больше новых контактов и доведет до продаж максимальных процент из них в течение, скажем, полугода. Донесите важность проработки каждого посетителя стенда, спрашивайте за результаты работы сотрудников по каждому приобретенному контакту, а не только по ключевым предприятиям.

Ситуация №3

"Что случилось?"
Упущены новые интересные возможности, которыми воспользовались конкуренты

"Кто виноват?"
Нацеленность на поставленные ранее результаты приводит к потери из вида новых интересных возможностей. Работа с непрофильными посетителями, например с представителями СМИ или около-отраслевых бизнесов, работа не только сотрудников маркетинга, но и всех сотрудников, так как порой полезные контакты, которые можно завязать на выставке могут не только оказаться полезными для непосредственного развития продаж или продвижения Компании на рынке, но и косвенно помочь вам в решении задач ваших клиентов в будущем.

"Что делать?"
Для обработки и определения полезности всех потенциальных входящих контактов следует на совещании, посвященном работе на стенде, донести до всех сотрудников, что любой пришедший на стенд, будь то потенциальный клиент или нет, может впоследствии оказаться полезен и, прежде чем ответить "нам это не интересно" следует всегда пригласить пообщаться представителя того подразделения, которое непосредственно занимается вопросами пришедшего, это может быть маркетинг, снабжение, служба персонала и т.д. Только те, кто непосредственно работает с подрядчиками данного направления, могут адекватно и непредвзято оценить перспективность и полезность таких контактов. Этим простым наставлением, вы гарантируете себе, что ни один потенциально интересный контакт не пройдет мимо вас.

Ситуация №4

"Что случилось?"
Потенциальные клиенты проходят мимо вашего стенда.

"Кто виноват?"
Неправильная организация процесса работы на выставке. Это может быть вызвано не только занятостью сотрудников, но и фактическим бездействием и леностью тех, кто находится на ресепшне или же банальной усталостью или нежеланием активно работать на стенде.

"Что делать?"
При инструктировании работников стенда, следует не только обратить особое внимание на то, что всех, кто замедляется напротив вашего стенда следует не просто опросить: кто они и чем конкретно интересуются, но и иногда выделить отдельного "зазывалу", в обязанности которому вменить как раз обработку проходящих мимо стенда посетителей. Ведь ничего не стоит подойти к прохожим, представиться и поинтересоваться о их цели посещения выставки, назвать интереснейшие предложения, которые у вас есть. А иногда даже полезно, чтобы все, незанятые в текущий момент работники на стенде, занимались именно тем, чтобы привлекали на стенд всех проходящих мимо посетителей. Такой подход, основываясь на нашей практике, приносит 50-60 новых контактов и клиентов за период проведения выставки.

Ситуация №5

"Что случилось?"
Сотрудники ведут переговоры не в едином ключе, а "кто во что горазд". В результате у клиентов не формируется единого понимания концепции позиционирования компании.

"Кто виноват?"
Отсутствие четкого понимания концепции выставки и доносимых клиентам преимуществ компании. Явная недоработка корпоративного маркетинга.

"Что делать?"
Отдел маркетинга должен не только подготовить проведение выставки, но и объяснить работникам стенда, какой концепции придерживается компания на выставке, какая ее основная цель, почему мы работаем именно так, а не иначе, как и в каком ключе правильно будет вести диалоги и какие ценности доносить до собеседников, чтобы формировать имидж компании именно в желаемом ключе, какие преимущества подчеркивать и как данная концепция находит отражение в подготовке компании к выставке в целом и организации стенда в частности.

Ситуация №6

"Что случилось?"
Потенциальные клиенты или интересные контакты, пообщавшись с сотрудниками на ресепшн покидают стенд, не найдя ответы на интересующие вопросы.

"Кто виноват?"
Недоверие к незнакомым посетителям стенда и установка не раскрывать информацию, вот главные причины таких отказов. Важно понимать, что вы приходите выставляться не для того, чтобы сохранять свои секреты, а чтобы формировать из них свои конкурентные преимущества. Еще одна возможная причина невнимания к приходящим на стенд посетителям – мелочность и крохоборство. Нашим сотрудникам не раз приходилось слышать, как посетителям отвечают "сейчас все заняты", "это нам не интересно", "сейчас этих сотрудников нет на стенде". Почему бы, особенно при наличии свободных столиков, не пригласить пообщаться пришедших к вам на стенд гостей, предложить им чаю или кофе, для компании это не стоит больших денег, зато полученное внимание будет не только приятно посетителям стенда, но сформирует в их глазах положительное восприятие компании в целом. Как известно, курочка по зернышку клюет и каждое позитивное мнение, это капля в коллективное восприятие имиджа компании. Мы же никогда не знаем, куда пойдет этот человек дальше и что будет рассказывать о нашей компании другим своим собеседникам.

"Что делать?"
Дать сотрудникам стенда четкую установку на обработку всех входящих контактов, особенно, если они недвусмысленно выражают заинтересованность в общении по конкретному вопросу.

Ситуация №7

"Что случилось?"
Нехватка посадочных мест или, наоборот, пустота на стенде.

"Кто виноват?"
Неправильное планирование работы. Наверняка многие из вас сталкивались с распоряжениями руководства "гнать этих нецелевых ребят", чтобы освободить столик для целевых переговоров, или "следить, чтобы клиенты не засиживались долго". Если клиент пришел к вам и сидит на вашем стенде, пускай даже ест и пьет уже который час, помните, что он это делает чаще не от того, что ему "больше нигде не наливают", а потому, что именно на вашем стенде ему комфортно, он чувствует себя здесь хорошо. Зачем же лишать его этого удовольствия? Позаботьтесь о том, чтобы у посетителей вашего стенда остались только приятные воспоминания о его посещении, тогда и шансы на успешное сотрудничество с ним резко возрастут. И здесь не важно, крупный это клиент или мелкий, мы никогда не знаем, что и сколько по итогу у нас они купят, и порой мелкий клиент принесет компании больше денег при меньших трудозатратах, чем крупный, а тем более, может оказаться, что именно из-за того, что они задержались на вашем стенде, они не попали к вашим же конкурентам, в итоге не узнали, чем те лучше вас, и в условиях искусственно созданной недостаточности информации, выбрали именно вас, как своего партнера.

"Что делать?"
Не давать установки менеджерам по времени работы с одним клиентом, менеджеры сами поймут, насколько перспективен клиент для них и сколько времени нему надо уделить. Никто не будет себе во вред тратить драгоценное время на работу с теми, кто принесет лично им меньше продаж, чем другие. Уделите еще раз внимание планированию встреч, чтобы не получалось, что 80% переговоров со всеми клиентами запланированы на вторник, когда была очевидна явная нехватка посадочных мест и многие, не дождавшись аудиенции, ушли, а в четверг у вас на стенде не будет никого, кроме ваших сотрудников, который будут прохлаждаться, не выполнив план. В результате эффективность работы всей компании страдает минимум двукратно.
Подытоживая, хотелось бы еще раз обратить ваше внимание на правильную организацию подготовки к мероприятиям, донесении до сотрудников целей, задач, концепции выставки и стенда. Руководству компании следует правильно выстроить совместную работу отдела продаж, маркетинга и технологического блока, чтобы ваши труды и деньги не пропали даром, а эффективность вашей работы соответствовала высоким ожиданиям. Данные процессы не являются секретными, закрытыми или неизвестными науке, а простое соблюдение базовых правил и отладка механизма подготовки – задача в первую очередь управленцев, которые, к сожалению, зачастую упускают из внимания важные детали, фокусируясь на проработке текущих контактов и забывая о том, что выставка в первую очередь призвана не обеспечить еще одну встречу с клиентами, а максимально широко донести ваши достижения до всех работников отрасли, сформировать требуемый имидж вашей компании и способствовать нахождению новых профессиональных контактов.
В природе давно существует идеальная формула подготовки к выставке, и порой самостоятельная отладка процессов превращается в набивание новых шишек и повторение ошибок из года в год. Если в каких-то из приведенных аспектов вы узнали себя – никогда не надо стесняться обратиться к профессионалам, которые всегда рады вам помочь правильно подготовиться к событию и представить компанию на нем в лучшем свете. Не зря ведь в Toyota говорят, что самые простые вещи оказываются самыми сложными.

Успехов вам на выставочном фронте и не совершайте глупых ошибок, которые не дадут вам добиться поставленных целей!

Александр Гусев

Директор по маркетингу

Маркетинг